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LOLA, une application qui change la vie des unités de recherche ou de service*

* Dixit un directeur d'unité qui utilise cette application.

Lola est une application de travail collaboratif multi tutelles développée au sein d'une structure CNRS et mise gracieusement à disposition des unités qui le souhaitent.

Elle permet d'assurer le suivi des achats, des missions, des recrutements, de l'arbitrage et de la facturation (modules utilisables ou non en fonction des besoins de l'unité). Elle peut être utilisée par un gestionnaire, une ou des équipes de gestionnaires.

L'objectif principal est de limiter, voire de supprimer la saisie multiple des mêmes données. Les utilisateurs saisissent eux-mêmes les données qu'ils connaissent, les gestionnaires interviennent lorsqu'ils disposent des informations nécessaires à leurs activités. Les informations sont structurées et centralisées de façon sécurisée sur une plateforme accessible sur le web. Quelques vidéos de démonstration ici !

La double saisie, c'est presque fini !

Lolatools, Extension Firefox pour Lola

Une extension Firefox permet de copier-coller en bloc les informations vers Canopé, Simbad, iAlbatros, Geslab.

La source étant Lola, il suffit que la cible soit un site Web. Il n'y a aucune limite aux nombres de sites cibles, l'adaptation à des modifications ou à de nouvelles cibles se fait en quelques minutes ou quelques heures en fonction de la complexité du formulaire cible.

Une amélioration réelle des conditions de travail des gestionnaires

Fini le stress et la course incessante aux informations et à l'échange de nombreux emails pour traiter un dossier. Le suivi des demandes est facilité par les tableaux de bord présents dans l'application. Les correspondants RH disposent d'un état synthétique qui fournit en temps réel la composition et l'organisation de l'unité.

Fonctionnalités principales

  • - Annuaire dynamique des membres de la structure.
  • - Suivi des achats, missions, recrutements, arbitrages et facturation interne et externe.
  • - Génération des formulaires pdf des tutelles (attestation de réception, état de frais, fiche inventaire, fiche missionnaire, fiches RH, etc...).
  • - Copier-coller en bloc vers les formulaires web (actuellement, Geslab, Simbad, iAlbatros, Canopé).
  • - Ajout de pièces jointes aux demandes (pas de limite).
  • - Historique des demandes disponible à tout moment pour les services administratifs et les membres d'une structure.
  • - Gestion par équipes, services ou par thématiques.
  • - Système de gestion des droits des utilisateurs avancés.
  • - Système de validation de crédit.
  • - Respect de la RGPD (Réglementation Générales sur la Protection des Données personnelles).

Cette liste n'est pas exhaustive, car le système est en perpétuelle évolution.

Vous souhaitez tester cette application ?

Quelques heures de travail sont nécessaires pour la mise en place de l'application pour une nouvelle structure. L'essentiel de ce travail consiste à créer des fichiers Excel pour l'import en masse des membres d'une structure. Voir ici !

Une version de démonstration peut être mise en place rapidement pour que vous puissiez tester l'application. Instructions ici !

Lien vers un diaporama pdf de démonstration

Présentation de Lola au format pdf

Liste des vidéos de démonstration disponibles

Fonctionnalités principales

Gestion des utilisateurs

La demande d'achat

Préparation des voyages pour les invités

Suivi d'un recrutement

Demande d'arbitrage

Fonctionnalités principales

Copier-coller en bloc vers Canopé nouvelle version

Génération automatique de fichier pdf des tutelles

Présentation de l'interface côté utilisateur

Présentation de l'interface côté administration et gestion

Import en masse des membres et des crédits

Gestion des utilisateurs

Ajout d'un membre - Méthode AUTO

Ajout d'un membre - Méthode Manuelle

Gestion des demandes d'achat

Demande d'achat par un membre d'une structure

Traitement de la demande d'achat par le service gestion avec génération de la fiche inventaire

Gestion d'une mission pour un invité

Saisie de la demande par la personne qui invite et complément par le missionnaire

Traitement de la mission / copier-coller en bloc vers iAlbatros

Traitement de la mission / copier-coller en bloc vers Simbad

Processus de suivi d'un recrutement

Saisie de la demande par le recruteur, complément par le candidat, suivi par le gestionnaire

Demande d'arbitrage

Processus de demande d'arbitrage